Wichtig: Der Entgeltnachweis wird ab Januar 2023 exklusiv und ausschließlich digital über den ESS zur Verfügung gestellt.
Neben den Entgeltnachweisen können Mitarbeitende im ESS perspektivisch zudem viele ihrer persönlichen Daten über den Webbrowser pflegen und weitere Bescheinigungen abrufen. In der ersten Ausbaustufe können Bankverbindung, Adress- und Kontaktdaten aktualisiert oder ergänzt, Daten zu Familienangehörigen eingesehen und eine DSGVO-Auskunft abgerufen werden. Weitere Services sind in Arbeit.
Der Employee Self Service ist ab dem 2. Januar 2023 mit dem Webbrowser im HU-Netz, oder über eine VPN-Verbindung in das HU-Netz erreichbar.
Hinweis: Ab- und Anmeldung in der Sozialversicherung
Bitte seien Sie nicht irritiert, wenn Sie zum Jahreswechsel von Ihrer Krankenversicherung über eine Abmeldung informiert werden. Hierbei handelt es sich um einen rein technischen Vorgang. Der Wechsel von einem Abrechnungssystem auf ein anderes erfordert eine Abmeldung zum 31. Dezember 2022 aus dem alten und eine Anmeldung zum 1. Januar 2023 aus dem neuen System. Kenntlich ist dies durch den Meldegrund 36 „Abmeldung wegen Wechsel Abrechnungssystem“. Mit der Januarabrechnung führt SAP Payroll die Versicherungsbeiträge wie gewohnt ab. Auf Ihren Versicherungsschutz hat dies keine Auswirkungen.
Wie kann ich mich einloggen?
Aus Sicherheitsgründen erfolgt der Zugriff über eine Zwei-Faktor-Authentisierung, ähnlich wie beim Online-Banking. Dafür benötigt wird:
- Der HU-Account, der bereits für E-Mail- oder andere Services verwendet wird.
- Eine TAN, eine sich ständig ändernde Zahl, die bei jeder Anmeldung angeben werden muss.
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Links
Authentifizierungsmanager des CMS
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HU-Account: Obligatorisch
Mitarbeitende, die über keinen HU-Account verfügen, sollten umgehend über die ihnen vorgesetzte Person einen Antrag stellen.
Der Antrag kann auf der Website des Computer- und Medienservice (CMS) heruntergeladen werden.
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Links
HU-Account beantragen
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Zwei-Faktor-Authentisierung: Abgesicherter Login
Die Zwei-Faktor-Authentisierung ermöglicht ein sicheres Einloggen, indem zusätzlich zum Passwort-Login eine TAN als zweiter unabhängiger Faktor verwendet wird.
Die TAN erhalten Mitarbeitende über frei verfügbare Apps ihrer Wahl, die auf mobilen Endgeräten installiert werden können. Alternativ stellt die HU ein kleines Gerät, den Hardwaretoken, zur Verfügung, mit dem die TAN ohne mobiles Endgerät generiert werden kann.
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Links
Zwei-Faktor-Authentisierung
Artikel: Hardware- oder Softwaretoken?
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VPN-Zugang schaffen: HU-Netz betreten
Die Nutzung des Employee Self Service ist nur innerhalb des HU-Netzes, oder alternativ über eine VPN-Verbindung in das HU-Netz möglich. Einen für VPN-Verbindungen benötigten VPN-Client stellt der Computer- und Medienservice zur Verfügung.
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Links
VPN-Zugang erhalten
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Kontakt & Support
Mit Fragen zu Login und Nutzung des Employee Self Service wenden Sie sich bitte an: sap-support@hu-berlin.de
Fragen rund um die Entgeltabrechnung richten Sie bitte an: hr-service@hu-berlin.de
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Zugang (ab 2. Januar 2023)
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Dokumentation zum ESS
